KLOKKENLUIDERSPROCEDURE BuSO De Regenboog

Inhoud:

Doelstelling klokkenluidersprocedure_ 1

Wat is een klokkenluider en waarom is een klokkenluider belangrijk? 1

Wie kan melden? 1

Wat kan je melden? 1

Hoe kan je melden? 2

§    Intern  lokaal meldkanaal 2

§    Intern centraal meldkanaal 2

§    Externe meldkanalen_ 3

§    Als klokkenluider kan je anoniem blijven 3

§    Een goede omschrijving van de (mogelijke) inbreuk is belangrijk 3

Opvolging van je melding 4

Welke verplichtingen hebben de klokkenluiderskanalen en meldingsbeheerders? 4

Welke bescherming geniet je als klokkenluider? 4

Doelstelling klokkenluidersprocedure

Hiermee voert BuSO De Regenboog in overeenstemming met de klokkenluiderswet[1] van  28/11/22 een klokkenluidersprocedure in.

Wat is een klokkenluider en waarom is een klokkenluider belangrijk?

Een klokkenluider is een persoon die inbreuken of vermoedens van inbreuken meldt aan personen of organen die hiertoe actie kunnen ondernemen.  Door (vermoedens van) inbreuken te melden, kan een klokkenluider bijdragen aan het

-          identificeren van zwakke plekken van BuSO De Regenboog ;

-          voorkomen van misbruik, onregelmatigheden, fraude en wanpraktijken op de werkvloer;

-          voorkomen en onthullen van inbreuken op belangrijke wet- en regelgeving

en schade ten gevolge daarvan vermijden of beperken. 

Een melding door een klokkenluider kan ook leiden

-          tot het onderzoeken van wanpraktijken en inbreuken die anders verborgen blijven en schade ten gevolge daarvan vermijden of beperken;

-          bijdragen aan het behoorlijk bestuur van BuSO De Regenboog.

Wie kan melden? 

Deze procedure is van toepassing op iedereen die werkzaam is bij BuSO De Regenboog of is geweest of werkzaamheden heeft verricht voor BuSO De Regenboog in welke hoedanigheid ook: werknemers, ex-werknemers, statutair personeel, zelfstandigen,  leveranciers, consultants, aannemers, onderaannemers, sollicitanten, vrijwilligers, bezoldigde en niet-bezoldigde stagiairs, managers, leidinggevenden, bestuurders, …

Wat kan je melden?

Elke bezorgdheid over (mogelijke) inbreuken op het Europees Unierecht of nationaal recht, die gebaseerd is op informatie die je uit je werkomgeving verkreeg, op volgende gebieden:

-          overheidsopdrachten;

-          financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;

-          productveiligheid en -conformiteit;

-          veiligheid van vervoer;

-          bescherming van het milieu;

-          stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;

-          veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;

-          volksgezondheid;

-          consumentenbescherming;

-          bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;

-          bestrijding van belastingfraude;

-          sociale fraudebestrijding.

Naast de melding van deze (mogelijke) inbreuken via de klokkenluidersprocedure, kan je nog steeds andere bezorgdheden, incidenten en klachten blijven formuleren via de gekende kanalen:

de DPO, de vertrouwenspersoon, de interne preventieadviseur, het schoolbestuur, het college van beroep, …

Hoe kan je melden?

§  Intern  lokaal meldkanaal

Als je een (mogelijke) inbreuk die plaatsvond in je werkomgeving of een inbreuk, die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden, wil melden, dan raden wij je ten sterkste aan om dit onmiddellijk en eerst te melden aan je directe leidinggevende.  Als dit niet kan, om welke reden ook, of als je melding aan je directe leidinggevende niet tot een bevredigende oplossing leidt, kan je je bezorgdheid melden via:

-          ): telefoon: 

§  Eveline Caenen, preventieadviseur, 0477 91 63 84: van maandag tot vrijdag tijdens de schooluren;

§  Anton Ardui, vertrouwenspersoon, 0493 58 66 04: van maandag tot vrijdag tijdens de schooluren.

-          +: brief: (zorg ervoor dat je “vertrouwelijk” vermeldt op de enveloppe)

BuSO De Regenboog

T.a.v.   Eveline Caenen, preventieadviseur of Anton Ardui, vertrouwenspersoon

Kapelstraat 33 – 2500 Lier

-           : in persoon.  Door een afspraak te maken met Eveline Caenen, preventieadviseur of Anton Ardui, vertrouwenspersoon via de telefoonnummers die hierboven vermeld staan.

-           : online via weblink op de website/het intranet van BuSO De Regenboog

https://tbelier-broedersvanliefde.sdwhistle.com

§  Intern centraal meldkanaal

Als een (mogelijke) inbreuk in je werkomgeving of een inbreuk, die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden, het gevolg is van onwettig of onrechtmatig gedrag van leden van je directieteam, kan je ook steeds richten tot de meldingsbeheerders van de centrale diensten van de organisatie Broeders van Liefde.  Deze zijn te bereiken via:

-          ): telefoon: 

§  Mario De Maet, bedrijfsjurist: 09/241.19.86 van maandag  tot vrijdag  tijdens de kantooruren;

§  Chantal Orlans, bedrijfsjurist: 09/241.19.70 van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren;

§  Kristien Segers, interne auditor: 09/241.19.92 op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tijdens de kantooruren.

-          +: brief: (zorg ervoor dat je “vertrouwelijk” vermeldt op de enveloppe)

Vzw Organisatie Broeders van Liefde – centrale diensten

T.a.v.  Mario De Maet, bedrijfsjurist of Chantal Orlans, bedrijfsjurist of Kristien Segers, interne auditor

Stropstraat 119

9000 Gent

§   In persoon.  Door een afspraak te maken met Chantal Orlans  of  Mario De Maet of Kristien Segers via de telefoonnummers die hierboven vermeld staan.

§  Externe meldkanalen

Wie dat wenst, kan een melding doen bij de Federale Ombudsman.  We hopen evenwel dat je (mogelijke) inbreuken eerst intern zal melden. 

De Federale Ombudsman is te bereiken via

-          ): 0800 99 961

-          +: De federale Ombudsman

Leuvenseweg 48 bus 6

1000 Brussel

-          : in persoon: op afspraak

-          www.federaalombudsman.be

Naast meldingen aan de Federale Ombudsman ka je ook meldingen doen bij[2]

-          De FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie;

-          De FOD Financiën;

-          De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;

-          De FOD Mobiliteit en Vervoer;

-          De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;

-          De Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;

-          Het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;

-          Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;

-          Het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;

-          De Belgische Mededingingsautoriteit;

-          De Gegevensbeschermingsautoriteit;

-          De Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;

-          De Nationale Bank van België;

-          Het College van Toezicht op de bedrijfsrevisoren;

-          De autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18/09/17 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;

-          Het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;

-          Het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;

-          Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen;

-          De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;

-          De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;

-          De Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;

-          De Autonome dienst coördinatie Anti-Fraude (CAF) ;

-          De Scheepvaartcontrole.

§  Als klokkenluider kan je anoniem blijven

Je kan een (mogelijke) inbreuk  anoniem melden.  Dit betekent dat zelfs de ontvanger van je melding je identiteit niet zal kennen.  We raden je nochtans aan om je identiteit wel kenbaar te maken als je een melding doet.  Enkel dan kan bijkomende informatie bij je opgevraagd worden om je melding te onderzoeken en er de gepaste opvolging aan te geven.  Als je een anonieme melding doet, vermeld dan zoveel mogelijk details om de meldingsbeheerder toe te laten je melding ten gronde te onderzoeken.

§  Een goede omschrijving van de (mogelijke) inbreuk is belangrijk

Om de melding van een (mogelijke) inbreuk grondig te kunnen onderzoeken, is een goede omschrijving van de inbreuk belangrijk. Volgende vragen kunnen je hierbij helpen:

-          Wat is er gebeurd?  Wat gaat er mogelijk gebeuren?

-          Wanneer is het gebeurd?

-          Waar is het gebeurd? Binnen welke dienst/afdeling/team?

-          Wie was of is erbij betrokken?

-          Is de situatie nog steeds aan de gang?

-          Namen van andere personen of getuigen die de gemelde feiten kunnen bevestigen?

-          Andere gegevens of elementen die kunnen helpen om de melding te onderzoeken? Je kan eventueel een bijlage (document, foto, filmpje, …) toevoegen van de (mogelijke) inbreuk.

-          Heb je de kwestie al besproken?  Met wie?

-          Als je je kenbaar maakt: wat zijn jouw contactgegevens?

Als je je bezorgdheid online indient, zal een invulformulier je helpen om de (mogelijke) inbreuk zo volledig mogelijk te omschrijven.

Opvolging van je melding

Als je je kenbaar maakt bij je melding, ontvang je binnen de 7 kalenderdagen na de ontvangst van je melding een ontvangstbevestiging.

Na ontvangst van je melding is de meldingsbeheerder verantwoordelijk voor de opvolging van je melding. Hij zal je melding registreren in een apart en vertrouwelijk register en een voorafgaand onderzoek starten om na te gaan of je bezorgdheid gegrond lijkt.  Hij zal  de communicatie met jou onderhouden en je, indien nodig, om nadere informatie vragen.  Hij zal je ook informeren over de ondernomen of geplande actie in reactie op je melding.   Deze informatie volgt maximum 3 maanden na de ontvangstbevestiging.  Deze termijn kan 1 maal verlengd worden met maximaal 3 maanden.

Het is mogelijk dat uit het voorafgaand onderzoek blijkt dat je melding geen (mogelijke) inbreuk op het Europees Unierecht of nationaal recht is, maar een bezorgdheid of incident waarvoor andere kanalen bestaan binnen naam van de entiteit .  De meldingsbeheerder kan je dan voorstellen om het juiste traject en kanaal te gebruiken.  Je bent niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.

Welke verplichtingen hebben de klokkenluiderskanalen en meldingsbeheerders?

Wanneer je een melding doet, is de geheimhouding van je identiteit als klokkenluider gewaarborgd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. 

Elke melding zal grondig en in strikt vertrouwen worden onderzocht door de meldingsbeheerder of door een onpartijdige, bevoegde persoon, afdeling of instantie, die hiervoor worden aangesproken door de meldingsbeheerder.

Zonder jouw uitdrukkelijke toestemming zal je identiteit niet bekendgemaakt worden aan andere personen dan de meldingsbeheerders.

Elke verwerking van je melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot je gegevens. 

Het meldingsregister beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten. 

De meldingsbeheerders stellen  1 maal per jaar een volledig geanonimiseerd jaarverslag op van de ontvangen meldingen. De directie en de voorzitter van het intern auditcomité van de organisatie Broeders van Liefde ontvangen dit jaarverslag ter informatie.

De bestuursorganen van de vzw’s ontvangen jaarlijks via de voorzitter van het intern auditcomité een samenvatting van de jaarverslagen van de verschillende entiteiten die onder hun bevoegdheid ressorteren.

Welke bescherming geniet je als klokkenluider?

Klokkenluiders die ter goeder trouw een (mogelijke) inbreuk tegen het Europees Unierecht of nationaal recht melden, mogen geen enkel nadelig of negatief gevolg ondervinden als gevolg van hun melding.

De klokkenluiderskanalen en de opvolging van je melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid van je melding maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding van je identiteit als melder, je melding en eventueel genoemde derden worden beschermd.

Als je je kenbaar maakt bij je melding, geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles.  Ook degenen die je actief ondersteunen als klokkenluider (bvb. een collega, je familieleden, een vakbondsafgevaardigde) zijn beschermd.

Wil je toegang hebben tot ondersteuningsmaatregelen, bvb. juridische, financiële en psychologische bijstand, dan kan je hiervoor terecht bij het Federaal Instituut voor de Bescherming en de Bevordering van de Rechten van de Mens.

Als je van oordeel bent dat je na je melding het slachtoffer bent geworden van represaillemaatregelen, kan je dit melden bij een meldingsbeheerder, die zal onderzoeken of de maatregelen verband hebben met de melding of niet.  Zo ja, dan zullen de nodige maatregelen worden genomen om de represailles ongedaan te maken.

Degenen die anoniem een (mogelijke) inbreuk tegen het Europees Unierecht of nationaal recht melden, kunnen niet genieten van het beschermd statuut als klokkenluider.

Ook degenen die met kwaad opzet een melding doen, kunnen geen beroep doen op het beschermd statuut als klokkenluider.

[1]                  Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector

[2]          KB van 22/01/23 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28/11/22 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.